O que mais me inquieta atualmente no exercício da profissão

Marina van Haastert Nogueira

Antes de falar sobre o que me inquieta hoje no exercício do secretariado, gostaria de falar um pouco da história da nossa profissão.


O secretariado remonta ao tempo dos Faraós, na figura dos escribas. Os escribas, em geral do sexo masculino, eram pessoas extremamente preparadas na arte da escrita, responsáveis por registrar os acontecimentos do Império Egípcio, bem como exercer funções de arquivistas e secretários (assessores). A pirâmide social do Egito era bastante hierarquizada, e era constituída da seguinte forma: 1. Faraó (Monarca, endeusado pela sociedade da época), 2. Sacerdotes, 3. Escribas (secretários), 4. Agricultores e demais trabalhadores braçais. Os escribas provinham de famílias ricas, que investiam em seus estudos para que pudessem desempenhar seu trabalho administrativo com maestria. Além de dominar a arte da escrita, eram também preparados em outras áreas, como literatura, história e domínio do idioma. O estudo lhes dava a possibilidade de se tornar administradores de propriedades e eles eram bastante reconhecidos por suas habilidades.


Como toda profissão, o Secretariado sofreu alterações com o decorrer do tempo. Depois das duas grandes guerras, com a escassez de mão de obra masculina, as mulheres passaram a dominar a profissão. No Brasil, na década de 50, surgiram os primeiros cursos preparatórios para profissionais do secretariado.


O que estuda um profissional do secretariado? Faz parte da grade curricular dos cursos de Secretariado: administração, economia, contabilidade, gestão empresarial, Comex, ética, finanças, gestão de eventos, direito, psicologia, TI, técnicas secretariais. O domínio de, no mínimo, um idioma, é mandatório para a formação deste profissional.


Embora a profissão seja bastante associada às mulheres, os homens estão demonstrando grande interesse por ela e, diferente do que ocorria há alguns anos, hoje os cursos de secretariado executivo já contam com muitos estudantes do sexo masculino. Um dos nichos para estes profissionais é a assessoria parlamentar, mas não é incomum vermos estes profissionais atuando em grandes empresas.


As primeiras secretárias, na década de 50, precisavam ser exímias datilógrafas, taquígrafas, arquivistas e basicamente ficavam aguardando ordens do seu chefe para executar seu trabalho.


Quem é o profissional do secretariado hoje? É um assessor. Continua administrando agendas, atendendo telefones e organizando arquivos físicos e digitais. Tem, porém, uma função estratégica nas organizações. Este profissional é um “problem solver”, precisa antecipar e resolver problemas administrativos, fazer interface entre os executivos e os demais colaboradores da empresa, bem como clientes e fornecedores. É uma ponte. Além disso, participa da implantação e gestão de processos administrativos. Devem também buscar soluções para redução de custos nos processos de compras, viagens, eventos, etc. Outra função muito comum deste profissional é a de Office Manager, ou, literalmente, gerente do escritório, cuja função é assegurar o bom funcionamento dos processos administrativos, compras, facilities, bem como gerenciar equipe administrativa de suporte. Na função de “troubleshooting” este profissional precisa ter organização, jogo de cintura, conhecimento em administração e excelente relacionamento interpessoal. No quesito soft skills, é de extrema importância a postura, a flexibilidade, o senso de prioridade, a habilidade para lidar com múltiplas demandas e acima de tudo ser de extrema confiança e mostrar discrição absoluta.


Isso posto, falo um pouco agora sobre o que me inquieta no exercício do secretariado atualmente. As secretárias, por serem, por definição, multi tasking, são confundidas com “faz tudo”. E ser multitarefa é diferente de fazer tudo. Em algumas situações, até devido à realidade atual do downsizing nas organizações, são atribuídas a ela funções como assistente administrativo, recepcionista, copeira, etc. Quem é secretária no DNA, como eu me considero, não se importa em absoluto em servir um café, em arrumar uma sala de reunião ou em resolver um problema de manutenção. Vejo, porém, dois problemas em estas atividades se tornarem atribuição da secretária:


1. A secretária é um profissional que investiu em sua profissão, e em geral, um profissional bem remunerado. Desperdiçar este talento com atividades puramente operacionais não é inteligente e desmotiva a profissional, que não terá oportunidade de utilizar suas habilidades estratégicas.


2. A secretária continuará sendo cobrada pelas funções estratégicas, porém, se ela estiver muito envolvida em assuntos operacionais, não terá tempo para estas funções e poderá ser mal avaliada por falta de performance.


É fato que uma empresa sem secretária beira o caos. É fato também que uma empresa que tenha uma excelente profissional mal inserida e mal aproveitada, acaba se tornando um caos. Ou por desmotivação da profissional, ou por falta de tempo dela para atuar como facilitadora e problem solver.


De quem é a culpa desta visão que algumas empresas têm da secretária? Eu assumo o mea-culpa! Sim, muitas vezes a culpa é nossa!


Cabe a nós a desconstrução e reconstrução da imagem do profissional do secretariado. Ele precisa ser visto e valorizado como um agente de mudanças que tem um papel estratégico nas organizações. Não vou entrar no mérito do estereótipo da mídia para este profissional, já que a alusão preconceituosa e pejorativa que a mídia faz à secretária é lamentável. Desconstruir este estereótipo, infelizmente, vai levar tempo. Vamos falar neste momento do âmbito corporativo. A mudança de mindset dentro das organizações, é primeiramente, responsabilidade nossa. Como vamos fazer isso? Usando aquilo que temos de melhor: jogo de cintura e relacionamento interpessoal. Como fazer as pessoas entenderem que a secretária não é faz tudo?


1. Não fazendo tudo. Simples assim. Quem faz tudo, continuará fazendo tudo. Mas isso não pode ser feito sem apresentar uma solução, já que isso não é profissional e nem produtivo. Mudamos essa cultura por ensinar, delegar, criar processos e descentralizar. ?


2. Delegue. Mas e se eu não tiver uma equipe de suporte? Delegue ao solicitante (não estamos falando, obviamente, dos executivos, mas sim de pares e demais colaboradores). Como assim delegar ao solicitante? Via de regra, as pessoas gostam de ter autonomia. E quando elas sabem o caminho, ou um processo a seguir, vão resolver o assunto sozinhas. Muitas vezes as pessoas pedem para a secretária porque não sabem como fazer. Ensine! Descentralize! Não funciona em 100% dos casos, como nada nesta vida, mas é um bom começo.


3. Postura. Se a secretária se coloca na posição de faz tudo, é assim que ela será considerada. Por sua postura ela deve mostrar que é um agente facilitador, porém, não será ela que, necessariamente, realizará efetivamente as tarefas.


4. Use sua visão sistêmica das organizações para transmitir conhecimentos de forma vertical e horizontal. Precisa saber distribuir informações e conhecimentos para atender às necessidades e demandas à sua volta.


Com estes passos, aos poucos, o profissional conquistará seu espaço e terá apoio tanto dos seus gestores, como de seus colegas, pois será visto como alguém que gerencia problemas.


Se eu pudesse dar um conselho aos profissionais do secretariado que estão sendo inseridos agora no mercado, este seria: Não seja visto como um “faz tudo”, mas saiba gerenciar os problemas de forma que sejam resolvidos, ainda que não diretamente por você! Descentralize, delegue, ensine, gerencie os problemas!


Marina van Haastert Nogueira – Secretária Executiva da Presidência do Grupo Parebem.

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